Jakie Księgi muszą znaleźć się w kartotece parafialnej?

Według przepisów Kodeksu prawa kanonicznego w każdej parafii należy prowadzić księgę ochrzczonych, księgę małżeństw oraz księgę zmarłych. Oprócz tych rejestrów, obowiązkowych w całym Kościele, prawo lokalne może przewidywać jeszcze inne księgi. Np. w parafiach polskich prowadzi się księgę bierzmowanych, księgę Pierwszej Komunii Świętej, księgę konwersji, oraz spis wiernych, którzy przyjęli sakrament chorych. Szczególnym rejestrem, który jednak nie ma tradycyjnej formy księgi, jest kartoteka parafialna. Jeśli parafia ma swój cmentarz, musi też prowadzić ewidencję grobów, czyli księgę cmentarną.

Archiwa parafii pełne są grubych tomów ksiąg parafialnych, czasem sprzed ponad wieku. Mogą być to nie tylko księgi sakramentów takie jak: księgi chrztów, księgi pierwszej komunii świętej, księgi bierzmowań, czy księgi ślubów, ale także dokumenty administracyjne – sama kartoteka parafialna obejmuje wiele kart pełnych danych, więc zarządzanie nią może stanowić problem. Ponadto prowadzi się także księgi protokołów przed małżeńskich, a jeśli parafia posiada cmentarz, także księgi zmarłych, czyli tzw. księgi cmentarne, przydatne przy zarządzaniu cmentarzem. W tak wielkiej ilości danych analogowych ciężko coś znaleźć, grube, często historyczne tomy ksiąg parafialnych nierzadko zapisane zostały pismem odręcznym. Dlatego istnieje też możliwość usprawnienia funkcjonowania parafii dzięki kancelarii elektronicznej. Taki system może być ułatwieniem szczególnie dla dużych parafii. Wirtualna kancelaria parafialna pozwala na wyszukanie każdego z parafian i wszystkich wpisów we wszystkich księgach w jednym miejscu. Nie trzeba pamiętać daty udzielenia sakramentu, ani jego numeru. E-kancelaria jest dużym ułatwieniem administracyjnym.

Dowiedz się więcej o elektronicznej kancelarii: https://www.parochialis.pl/funkcjonalnosc.html